Inventaires

Un inventaire est l'opération qui consiste à vérifier que les quantités d'exemplaires stockés dans un endroit donné correspondent bien à ce qui est attendu.

On peut faire l'inventaire d'un rayon, d'un lieu entier (ex: une réserve) ou d'un éditeur (ex: un dépôt).

Il s'agit donc d'établir la liste de toutes les notices présentes. Une gauge montre l'avancement du travail. Les inventaires sont pensés pour être utilisés avec une douchette, mais on peut aussi faire sans. On peut voir la valeur de l'inventaire au fur et à mesure qu'on l'avance. Un bouton permet de montrer ou de cacher toutes les notices qui ont déjà été inventoriées.

Un inventaire ne modifie pas directement le fonds. C'est à la fin de l'inventaire, une fois qu'on l'a analysé, corrigé et qu'on en est satisfait, qu'on peut choisir l'action d'appliquer l'inventaire au fonds.

Inventaire des livres d'un éditeur

Comment faire un inventaire

Cliquez sur le menu "Inventaires". Vous arrivez sur une page qui liste les inventaires en cours, avec pour chacun la progression, sa valeur, etc. Cette page comporte un gros bouton "Nouveau".

Comment commencer un inventaire

Lorsque vous cliquez sur "Nouveau", une fenêtre vous propose de choisir de quoi vous faites l'inventaire: choisissez soit un rayon, soit un lieu de stockage, soit un éditeur.

Note: pour créer un nouveau rayon, cliquez sur le menu "Base de données" de la barre du haut, puis "Rayons", puis sur le bouton "+" bleu.

Après avoir validé, vous obtenez une page presque blanche. Le curseur de la souris est déjà dans un champ de recherche qui contient la légende "Cherchez tout isbn ou par mots-clefs dans votre fonds". C'est bien à cet endroit que vous pouvez biper un livre avec votre lecteur de code-barres.

Immédiatement après le bip du code-barres, un résultat vous est proposé. Appuyez sur la touche Entrée ou sur la touche Tabulation pour valider. Cette nouvelle entrée de votre inventaire s'affiche en-dessous.

Note: une recherche par un bip d'isbn trouvera n'importe quel titre, mais une recherche par mots-clefs cherchera dans notre base de données uniquement parmi les titres déjà catalogués.

Analyser l'inventaire

Le bouton "Analyser" permet de voir la différence entre l'inventaire et le stock de départ.

Le code couleur est le suivant:

  • en vert, on a dans l'inventaire autant d'exemplaires du titre qu'on en avait dans le stock au départ.
  • en orange, on a dans l'inventaire moins d'exemplaires qu'au départ. Donc on a à priori vendu ce qui manque (modulo les pertes ou vols).
  • en rouge, on obtient après l'inventaire plus d'exemplaires qu'au départ. C'est anormal pour l'inventaire d'un rayon qui existe déjà, cela veut dire qu'il y a eu une erreur de gestion ou une erreur dans l'inventaire.

Lorsque l'inventaire est fini

Appliquer l'inventaire à son fonds

C'est cette action qui modifiera le fonds.

Si vous cliquez sur le bouton "Action" puis sur "Appliquer au stock", alors pour chaque notice présente dans cet inventaire, sa quantité en stock actuelle va être écrasée par sa quantité de l'inventaire.

Un cas particulier est si on était en train de faire l'inventaire d'une liste de notices (aussi appelé "réceptionner un colis"). Dans ce cas-là, les quantités de l'inventaire vont être ajoutées au stock.

Note: nous étudions plus de possibilités, n'hésitez pas à partager vos méthodes de travail.

On ne peut pas appliquer le même inventaire deux fois. Si vous essayez, un message vous préviendra.

Notez que cette opération peut être assez longue, de l'ordre de 3 minutes pour 200 livres. Elle est donc effectuée en sous-main. Lorsque vous cliquez, un message et une icône vous préviennent que la tâche est en cours. C'est en rafraîchissant la page que vous pourrez constater la fin de la tâche.

Exporter le résultat

Le menu "Exporter" permet d'exporter le résultats aux formats pdf, txt ou csv (fichier à ouvrir avec un tableur LibreOffice ou à fournir au site de Dilicom).

On peut obtenir:

  • la liste complète
  • la liste des notices manquantes, ce qui devrait correspondre aux ventes, modulo les pertes et vols
  • la liste complète au format Dilicom (une colonne isbn, une colonne quantité)

Obtenir une facture

C'est à partir de l'analyse que l'on peut demander une facture (fonctionnalité en cours de finition).